Fiche de poste
Secrétaire (F)
Missions d'un secrétaire de direction
Le secrétaire de direction sert de liaison entre les collaborateurs et la direction, pour le compte de laquelle il assure le suivi de certains dossiers (fournisseurs, clients, etc.).
SAVOIR-FAIRE REQUIS
Utiliser les outils informatiques,
Accueillir, filtrer et orienter les appels et les demandes téléphoniques ainsi que les personnes, Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel,
Renseigner les interlocuteurs,
S’exprimer aisément vis-à-vis d’interlocuteurs divers et variés,
Elaborer, adapter et optimiser le planning de travail, des rendez-vous, de visites du chef d’établissement
ACTIVITES PRINCIPALES
Accueil physique et téléphonique,
Réception, traitement et orientation des appels et messages téléphoniques,
Traitement des courriers, des dossiers et des documents (enregistrement, tri, diffusion et archivage), Prise de rendez-vous, tenue de l’agenda du chef d’établissement et des directeurs adjoints, Planification des réunions internes et externes dans les agendas électroniques et réservation des salles de réunion,
Traitement et mise en forme de documents, notes, courriers, décisions, procès-verbaux, arrêtés, Prises de notes et rédaction de compte-rendu,
Préparation et suivi de dossiers,
Reproduction des documents,
Classement et archivage des documents : courriers, notes, compte-rendu, décisions,
Gestion des fournitures du service et matériels de bureau (photocopieuse, fax)
EXPÉRIENCE ET CONNAISSANCES
Bureautique
Techniques de secrétariat
Techniques d’accueil physique et téléphonique
Classement et archivage
Communication/relations interprofessionnelles
L’anglais est vivement recommandé
DIPLOMES ET EXPERIENCES REQUIS
BAC+2, Expérience 1 à 3 ans
PREREQUIS INDISPENDABLE
Connaissance de l’outil informatique et des logiciels de bureautique